【メール送信業務】
仕事でメール作成するときに
こんなこと考えていませんか？
・相手に情報をいっきに伝えたい
・何かの証跡となるから正確に書きたい
・論理的に説得力高い文章にしたい
真面目で素直な人ほど
メールの潜在能力への期待と
受信者の仕事への積極性を
想像し一生懸命に作成します。
そういう人は、メールにある細かい機能(フォントサイズやカラーリング、デコレーション、開封済み確認機能とかc.cやb.c.c.、画像の差し込み、リンクの差し込み、予定配信なども駆使できるほど) も熟知しており、ちっちゃなサイトかと思わすくらいのかっこいいオシャレなメールを作成できたりします。
僕もかつてコレにハマっていた頃もありました。
でも断言します。
成果は出ないですし
疲れるだけです。
なので結論を言うと、
メール送信は通知という事実を知らせるだけの効果が出せれば良いということに尽きます。
リーダーシップの求められる立場のミッションほど、自分のメール発信の影響力も大きいような気もしてくる。うん。それもわかります。
そうなると、メール作成って
けっこう疲れる…
けっこう時間とられる…
すっごい時間とられる…。。
そのくせあんまり仕事の成果に大きく影響しない。
むしろ、
宛先にあの人入れ忘れた。。。
添付物貼る前に押しちゃった。。。
みたいに、
疲れてるときミスする仕事 1位
ですよね。
成果に大きく影響しないなんて言われたら決定的ですよね。
頑張って書いたのに報われないなんて。
だから皆、メール文章の作り方を
スキルとして高めようと、
この手のノウハウ本を読んでみたりと
あくせくしてしまいがちです。
でもちょっとまってください。
メールの作られ方とか、
文章のクオリティ以前に、
メールという機能、行為自体が
成果に繋がりにくいものだとしたら……
はい。
間違った努力を重ねて
時間を無駄にすることになりかねませんよね。
まさにそのことに気づいてから
改善したこと、変えたことを
この記事では語ります。
実は、
メールに対して僕は、
以下のことを取り組みはじめてから
劇的に仕事の成果の向上と、
労働時間の短縮を実現することができました。
今回は、それらを紹介します。
皆さんの生産性向上のお役にたちたいです。
とくに若手ビジネスマンにはここで
差がつけられるので是非、心得て
おいてほしいものだったりします。
といっても、７割は
マインド、スタンスです。
これを変えれば全て変わります。
- メールの最たる効果とは
- 作業と議論
- 添付で済ませる
メールの効果とは
まずあなたにとって、
ふだんの生活の中で、
メールやLINEといった
メッセージアプリは
何のために保有していますか？
きっと、直接タイムリーに
反応できないコミュニケーションについて、
後で対応できるように
その通知の事実
(コミュニケーション発生の事実)を
『覚えておく』、
『思い出せる様にしておく』
ためのアテンション機能が
第一の目的ですよね？
そのメールによって
行動を促してもらい
それに従いたい、とか
メールによって
自分を変えてもらいたい
とかの為に、
メールアプリを入れている
ということはまず無いと思います。
そこはもうAIアシスタントや
秘書の領域ですもんね。
あくまでもメールには
通知のみしか期待していない
というのが
そもそものメールへの態度と
なっていることを忘れないでください。
「メールが来たのか来なかったのか」
これさえ教えてくれればいいよ
というのが使い手の本音です。
来たメールが何なのか
という中身への重要度の
置き方は、
受け手の働き方に
全てかかってしまっている
というのが事実です。
だってあなた自身が
そうじゃないですか？
今日はどれだけメールきてたかな。
次の会議まで10分の隙間時間、
ひとまず古いのから5通くらい
見れそうかな。
とか
どれから対応しようかな
( 送り手にとって最優先の
内容でもあなたにとって優先な
ものから対応しますよね ) 。
そうだあの資料を○○さんに
送るってさっき約束したんだった。
などといった具合に。
受信トレイに対する態度って、
あなたの働き方や
その日のコンディションそのもので
あったりしますよね。
だから、送り手の予想通りに
読んでもらえる。
解釈してもらえる。
その結果行動までしてもらう。
なんていうのは、
とてつもなく確率の低いことだ
と認識しておきましょう。
かくいう僕も、
たくさんメールを
受信する様になって初めて
送信する側のはかなさ、
その原理原則、
人の接触態度というものを
理解できました。
なので話をもどすと、
メールがあったという事実の通知
という目的さえ果たせれば
それだけで合格。なわけです。
それ以上何かを産むような
凄い万能なコミュニケーションツール
と思ってはいけないということです。
期待値の表現としては
メールはしょせんピンポンダッシュだ。
くらいにゆるく構えておいた方が健全です。
アテンションの一助となれば吉と。
そうです。この心構えでいると、
メール作成というのが
優秀な資料作成ではなく、
単純作業
にブレイクダウンできるので、
サクサクいけます。
【件名】がメール業務では最重要
主な作業分類は
それこそメールの件名に
明記してもいいかもしれないですが、
・添付有り のメール
・アポ依頼 のメール
・共有(事例/事象/決議/手順/参照先.問合先.リンク先) のメール
・報告 のメール
・指示と締め切り のメール
このどれかのメールを作るという
作業にすぎないという形をとります。
そして、ほとんどの事柄が、
件名のみで、その目的を
相手に伝えることができるのです。
本文には
・詳細は添付をご確認ください。
・ファクトは○○フォルダに入れてあるので確認してください。
・本件は(リンク)にアップしてあります。
・件名の期日までに返信ください。
・件名の日時でスケジューラーも抑えてありますのでご確認ください。
程度で良く、
本文にいろいろな経緯や、今後の展望、
はたまた、操作手順なんかを
分かりやすく、丁寧に
編集しなくたってよいのです。
そうした方が読み手にとっては
丁寧だし、読むがわもそこで全て
完結するので楽かもしれません。
感謝もされるでしょう。
でも、その為に費やした数時間で、
実は、あなかが評価されるべき業務に関したタスクを、何かひとつ済ませられていたかもしれません。
(あなたが営業マンなら新規開拓のアポを一件産み出せていたのではないでしょうか？)
僕も、
メールを使って、
皆の動きを円滑にしよう、
皆の整理負荷を下げよう、
と渾身のデコレーションメール
( これさえ読めば全てが理解できる級 ) を
作っては配信。作っては配信と
奮闘していましたが、
結局、
やる人はきちんとやるし、
やれない人はいつも通りの
やれない人/やらない人たち
であることに変わりはなく、
そんなにチームとしての生産性が
上がったり、成果が飛躍したと実感する
ことはなかったのです。
ともすると、
シンプルにメールでアテンションだけして
各自の段取りと優先順位の中で
業務の整理から実行までやってもらっていても
結果は変わらなかったのではと。
むしろその間に
他部署と新しいツールをうちのチームにも
投入してみたら、といった未来への
投資に時間を使っておくべきだったと
後で後悔したことさえあります。
そんなにこのメール１通で
何かが劇的に変わることはない。
そんなゆるい前提を当たり前として
送信作業を淡々と
決めたペースで行えば良いのです。
メールが議論の効果を発揮する時
唯一、メールの送信で
学びに繋がるシーンがあるとすると、
議論
でしょうか。
仕事場では、空中戦 と言われたりしますが、
メールにて、あーだこーだ
複数人が違った意見を主張しあったり、
業務の方針を変えようと暗躍したり、
様々な見解や意見、考察を発信します。
メールで評論家気取りになりたいだけ
の人もいるくらいです。
その時、あなたよりも大ベテランの
先輩や、高い役職の大御所が
自分の意見を通すために
論拠を述べるわけですが、
この論拠の持ってきかたとか
視点とか、影響範囲や中長期的な
シーンまでの視野の広さとか、
これらはさすがと思わされることが多く
後に自分が何かプロジェクトを
進行するときや、会議で
ファシリテーションするときに、
マネてみることのできる
引き出しになったりします。
メールでない場面で
活かせそうなノウハウが
混じっていたりするからびっくりです。
そんなシーンに出くわしたら
メールの往来を重要な
会議の実況中継だと思って
楽しみましょう。
この 空中戦 も
決して生産的なものではないので、
自分でしかけたり、参戦しない様に
注意はしながらですが。
以上のように
メール送信の行為そのもので
何かを成し得ようとせず、
受信者へのお知らせ、
仕事の存在の認知、
行動のきっかけ、
を通知だけするだけの機能
と心得て、
肝心な中身は、
添付資料、リンク先、会議など他の場面へ
誘導し、
メールアプリの【外】で仕事を
進めるように使いましょう。
これができればメールの送信業務は完了でいいのです。
メールアプリの外で進むことに
時間と労力をさくべきです。
それが、成果に繋がる極意です。
意外と仕事をした気になる業務
それがメール送信業務です。
この罠にはまらないよう
若いうちから心構えをつくっておきましょう。
この他にも前提を変えることで
大幅な時間短縮につながる
作業というの多いものです。
またの機会にそちらの記事も
紹介したいと思います。
