【メールの早打ち、定型化】 “ちりつも”が己を救う
これまでは、メールの受信や送信に対する
「態度」「向き合い方」「考え方」
を実例を通しておおくりしてきましたが、
とはいえ、「メールを作る」
ということからは逃げられないので、
その際にかかるストレスを
最小限にへらす
小手先のテクニックの方を
今回はご紹介いたします。
~こんな悩みやシーンはありませんか?~
・自分の名前を必ず打つという「あたりまえ」さえもが面倒だなぁ…
・部署名が長くて打つのがしんどい…
・締めくくりの言葉ってだいたいこの数パターンだし、社交辞令だしいちいち打たなくてもいいんじゃないか?
・変なビジネス敬語!?みたいな言いまわし打ってるとそれだけで時間をくってしまっている気がする…
はい。
ささいなことですが、
ちりも積もれば山となる
いわゆる
ちりつも
メール量が多ければ
そこそこ消耗してしまうのがこの悩み。
心理的にも、時間的にも
無駄に消耗します。
ここを頑張っても何も価値は
生み出せていないのに。。。
ところが!
このストレス、無駄を
極限にまで縮める 《機能》 が
パソコンに備わっているのは
ご存知ですか??
そちらを今日は僕の活用例と
共にお伝えします。
その名も
『ユーザー辞書』機能
です!
これをもちいれば
- 今までのメール作成時間の 1/3 くらいの時間は余裕で省ける!
- 生まれた時間を別の処理に充てられる!
- エクセルやパワーポイントなど資料作りの場面ですら時短できるようになる!
こんなメリットを得られます!
この機能
◆どこにあるか
パソコンの一番下のツールバーの
右側に、サイコロの様な麻雀牌
みたいなアイコンがあるので、
そこをクリックしてこの図のウィンドウを
開きます。
すると、上から2行目
「単語の登録」というのがあります。
コレです!
コレをクリックしてみてください。
すると、
このウィンドウが開きます。
- 単語・・・変換後に表記したいことば
- よみ・・・打ちこむ単語
を入力します。
例えば、「お疲れ様です。」
とメールの文章に表記させたいのであれば、
- 単語・・・お疲れ様です。(句読点まで含める事も可能)
- よみ・・・おつ
と入力し、下にある登録ボタンをクリック。
そうすると、
キーボード上で、
[o t u]→「変換」と全部打たずに変換キーで
候補に「お疲れ様です。」が表示されるので
それを選んで完了です。
これで1~2秒は入力作業が時短カットです!!
これあなどれないんです。
「お疲れ様です。」から始める
社内メール、
ぼくは、一日に30通くらいは送信する時が
ありました。
30秒短縮できていたとすると、
簡単なメールなら、1通分の作成作業を
まるごとやれているくらいの時間を
生み出しているというインパクトです。
これ以外にも、
●いつもお世話になっております。
→いつ[itu]で変換
●営業事業本部第二営業部販売管理課
→えい[ei]で変換
●表題の件ですが、
→ひょう[hyou]で変換
●よろしくお願い致します。
→よろ[yoro]で変換
●ありがとうございました。
→あり[ari]で変換
みたいに、『ほぼ定型文句でしょ』
という単語は全て登録しておけば、
今までのメール作成時間の
1/3くらいの時間は余裕で省けています。
メール作成を時短することで得られるメリット
生まれた時間を別の処理に
充てられる。
これが最大のメリットです。
細かいとこでは
- 部署名や自分の名前、
- 上司の敬称まで含めた名前、
- プロジェク名
- サービス名
- 会社名
- システム名
など
あなたがよく使う固有名詞も登録しておけば、
メール文章作成時だけでなく
エクセルやパワーポイントなど
資料作りの場面ですら
時短変換が発動し、
サクサク文章入力が終わっていきます。
なんといっても、
見た目で「パッ!」っと
長い名称が変換されるのが
気持ちよくて仕事がはかどっている
感覚に自然とさせてくれます。
これは登録しない手はないです!
まさに、PCを使うのが当たり前の
ビジネスシーンにおいては、
キーボード変換は基本動作ですよね。
そこが❝ラク❞になっているというのは、
総合的な疲労度低下や、
ストレス低下、生産性向上は
間違いないのです。
うまれた時間と心の余裕で
別の本質的な仕事に
集中していきましょう!
単語登録はすぐできるので、
さっそくやってみてください♪♪
★★★
いずれこうして空けた時間で
本質的な仕事をしていくと、
自分の強みに気づきます。
これかな?と感じたら、
こういった診断でも測ると納得もった
強みを次のステージで
活かしたくなりますよ!
仕事はやりたいことを
やっていくのが1番です!
それに気づくために時短して、
自分の本当のチカラに気づく機会を
生み出しましょう!
そのチカラを試したくなって新たな
ステージへの飛躍も有りですね♪