この記事では、ぼくが15年間の会社員生活の中でもっとも能率的で、負荷もストレスも少なく、仕事もプライベートもスムーズにこなせるようになった今すぐまねできるメモのとり方と習慣を紹介いたします。
情報は1冊のノートにまとめなさい 100円でつくる万能「情報整理ノート」 (Nanaブックス)
メモが大事と知ってはいるけど
- 本当に身になるメモの取り方ができているのか実感がない。
- メモ＝情報 が散乱（手帳にも、ノートにもスマホにも、資料の裏にも…）し、振り返りができない。
- 過去のメモにたどりつけない。
- あの時思い付いたアイデアどこいった？
- メモしたことを活かしきれているのだろうか……
といった様に
メモの効能をハッキリと体感することってほとんどないんですよね。
なんとなく形だけメモしていたり、
その場の不安を無くすためにメモしているだけだったり。。。
意外とそんな感じじゃないですか？
でもせっかくメモっているんだから
ちゃんと実利のある“宝”にできたらと思いませんか？
こういった不毛感や徒労感、迷い、負担は
ぼくが紹介するメモの取り方と習慣を実践していただければ、グーンと取り除けるようになります。
そして、
- 必ずメモした内容に立ち返ることが可能になる
- 思いだすために時間を取られなくる
- メモること自体が苦じゃなくなる
- 仕事の効率があがる
- 仕事もプライベートも予定がスムーズに運ぶ
- 何かに追われるような焦燥感は消え、常に平常心でいられる
この様なメリットを感じ取れるようになります。
ではさっそくまいりましょう。
メモは一冊のノートに集約せよ
まずは、あなたが書くメモの
保存先です。
絶対的にオススメなのが
「A6サイズのノート」です。
ポッケに入るし、スマホや手帳と
重ねて持ち運べるという
ポータビリティもそうなのですが、
資料をまとめるにも
パソコンで打ち込むにも
何か作業をするデスクの傍らに
邪魔にならずに
置いておけるサイズです。
この邪魔にならずにいつでも
傍らに置いておけること
というのは、メモを書く際も
振り返る際も、
自分の手周りの導線として
非常に重要です。
あっちこっちにメモの書かれた
ルーツが散乱していたり、
かばんの中や引き出しの中に
ある状態で作業していると、
ついついメモをとるのも
ひと手間かかるので億劫に
なります。
視界にメモが入っているからこそ
記憶のトリガーとなって、
その作業に直結する情報に
瞬時にアクセスできるのです。
A6サイズのノートであれば、
コンビニでも100均でも
売っていますし、安いものの
ほうが、ガシガシ気兼ねなく
使用していける心理がはたらくので、
メモはそのくらいの方が良いのです。
クリエイター向けのノートとか、
大きい方眼ノートとか、
いろいろ文具は出回っていますが、
ぼくは一周まわって
これがベストだと悟りました。
（ちなみに、KOKUYO Campus A6 6㎜ をいつも買います。A4用紙の1/4サイズで罫線が6～8㎜くらいならなんでも良いです。）
とにかく
そばに置いておきやすいもので
１点に集中させるのがポイントです。
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スマホでもメモってできますし、
写真をとってそのままメモ
という活用も世の中
当たり前です。
さらに、手帳やら配布資料やら
あちこちにメモや情報が散乱すれば
するほど、メモへのアクセスが億劫に
なり、情報を探すのに無駄な時間を
要してしまうので、
まずはそのリスクを最小限に抑える
というのが第一のポイントです。
メモはジャンル問わず時系列を厳守せよ
次はこの観点です。
メモって様々なシーンで
発生すると感じていました。
- 人から聞いた話
- 急にひらめいたアイデア
- ふと浮かんだ解決策
- 会議中の自分議事録
- 資料内に補足を書き込む
- 帰りにたのまれたおつかいの品名リスト
- 読みたいと思った書籍のタイトル
- ネットサーフィンしてたら行きたいお店を発見
- イベントの予定、日付
- 誰かの電話番号や名前
- 業務上のTODOリストやタクスの粒……etc
メモするかもしれないな
というシーンを想像しただけで
これだけあります。
ぼくは昔、
- 仕事のメモ
- プライベートのメモ
- 電話帳兼スケジュール手帳
- アイデアノート
- 会議用ノート
といった風に、
複数のメモの記録先を
身にまとっていました。
当然、この方が情報の質も高まり、
関連性も把握しやすく、
誰かに伝える時も整理されていて、
なんせ、仕事ができるっぽい
とさえ思ってとりくんでいました。
でもまさにこれ、
さきほど挙げたリスクそのままで、
メモへのアクセスが手間取り
メモを取る＆振り返るという事が
次第に億劫になってしまったのです。
結局、メモのもれや
検索時間過多により
業務の効率性も落ち、
何も良いことはありませんでした。
仕事できない系です。
そして、他人に伝える機会も無い
ということに気づきました。
よって、一冊のノートのみに、
「メモしなきゃと感じた順番に
時系列に記録してみよう」と。
アイデアだろうと、議事録だろうと、
TODOだろうと発生した順番に
箇条書きをするだけに
していったのです。
最初は気持ち悪かったのですが、
意外にも、
メモのジャンルが混在していても、
「日付」と「場所」さえ正確に
思い出せさえすれば、
その時どんな目的、心境で
メモを記録したのかは
鮮明に思い出せたのです。
脳みそには、ごちゃごちゃな
情報と状況、文脈を
一瞬で結びつける機能が
ちゃんと備わっているものですね。
こうしてノート内のメモジャンル混在
は全く問題なかったのです。
まぁなんとなく上の方が午前中に
書いたメモで、下の方が夜にメモ
したこと、みたいにまとまってくると
思います。
こうして
ノート一冊で時系列
という手法に味をしめたぼくは、
さらに都合良くできないかと
試行錯誤し、いよいよ
ソフト面（書き方）でも
次のようなルールをあみ出しました。
メモを書く時のルール3つ
ノート一冊の中の情報は
定量から定性まで混在。
公私混同。
おわかりの通り、
自分だけのものである、
というのがメモの存在意義
となります。
なので、自分が理解できれば
良いので、いかに書く時の負担を
減らすか、楽するか。
ここに注目した結果
1. カタカナを多用すると良い
ことを実感しました。
英単語の頭文字省略
なんかもいいですね。
地名や固有名詞もバンバン
カタカナにすると良いです。
その理由は、
- ペンを動かす画数が少なくて済む
- 直線的で単純なので誤字になりにくい
- 読み返すときも苦にならない
というだけなのですが、
ちりも積もればなんとやら。
格段とメモをとるスピードは
あがりましたし、腕の負担も
心理的負担も軽減されました。
例をあげると、
「会議」→「カイギ」もしくは「Mtg」
「計画」→「ケーカク」
「横浜」→「ヨコハマ」
「五十嵐さん」→「イガラシさん」
こんな要領です。
超簡単です。
すぐ取り入れてみてください。
時短効果を実感しやすいです。
2. ノートの見開きの使い方
基本的には、見開きの左側にしか
時系列でメモを残しません。
見開きの右ページは、
真っ白で空っぽにします。
右を使う時は
付箋をはったり、
必要なら資料を貼ったり
見返した際に追記したり、
図やグラフや絵を描く時用の
スペースとしてとっておいたり。
そういう時のための余白です。
意外と普段仕事していると、
フセンでメモを仕事仲間から
もらったり、席外し中にTELが
あった相手の折り返し先の
メモがおかれていたり、
会議後にあとから
必要情報の載った
資料やメールが送られてきたり。
こんな場面多いですよね。
あとからプラスしなきゃいけない
情報が発生するのも現実です。
左ページのメモ欄と同じ見開き
に余白をとっておくのには
実は、きちんとした理由があります。
メモは「時系列」に記録をしていこう
とお伝えしましたが、この点と
余白が関係してきます。
思いだすきっかけとしては、
「日付」と「場所」があれば
脳みそが大丈夫にしてくれると
言いましたね。
左ページのノートの
上部罫線の外側に、
日付が入れられる様に、
ドットが入っている仕様なのが
ほとんどのノートです。
ここにかならず、日付を入れるのです。
この日付のある見開きに、
プラスする情報をずれる
ことなく配置することができ、
思いだす時も
追加済情報ごとひっくるめて
メモ内容をふりかえることが
可能となるのです。
まとめると、
- 左ページ：罫線外上部に日付を必ず記載
- 右ページ：万が一の追加に備えた余白
このルールでA6ノートさえあれば、
まったく準備はいらないのでさっそく
取り入れて継続してみてください。
見本を貼ってみますね。
（汚くてごめんなさい。）
はい。書き方のルールの最後です↓
3. メモをTODO化表現にして書く
いろいろなジャンルを
メモするので、
文体も様々になってきます。
聞いたこと見たことを
そのまま描写メモしていくと
・～が良いらしい
・～は～に変更
・～は無しに
・至急：～する。～する。
・○/○（土）までは～停止。
・○○はOKだが、△△はNG
・～の手順は、①.○○の次
に○○を開く。②.～～～
③.－－－－
といった具合になってきます。
はい。
ここは本質的なポイントがあります。
メモは何のためにとりますか？
「忘れない為（思いだせるようにしておくため）」
というのが一番の答えですよね。
では、なぜ
忘れない様に
しておきたいのでしょうか？
それは、
自分の今後の行動や言動が
間違わないように
止まらないように
漏れないように
するために覚えておきたいから
なんです。
なので、どれだけメモを
タイムリーにもれなく
記録できる能力があったとしても、
・その場で知っておけれぼ良いこと
と
・今後の行動に影響が出ること
とで異なってくるため、
情報の賞味期限の違いが瞬時に考察できているか
というセンスが磨けていないと、
活かせるメモにはならないのです。
つまり、
その賞味期限が長いもの（後者）こそ意味あるメモ内容にする必要があるのです。
ぼくの場合、それは
TODOリストとしてタスク化して
管理すべきだと考えています。
メモしたあとも処理進捗を
追っていきたいので、
メモしながら「TODOになるな」
と感じたものは、
そのメモ文言の冒頭に
☑用の「□ 」マーク を付けたり
○囲みしたり
完了しなければいけない日付の
うしろに「〆切印」や「☆」を
つけたりして、
賞味期限の長い情報を
見分けやすく工夫しています。
（人の話を聞きながらだと、
色分けしながらついていけるほど
速記力は高くないので色分けは
していないですが、マークや印が
あるだけで区別はできます。）
以上3つのルールが実際に
メモをとっている、書いている時に
実行していることです。
- カタカナや英字で画数省略
- 見開き左に必ず日付記載
- メモとりながらTODO化の必要性判断と区分け
これを実行しているということです。
メモを活用する習慣
ここからは、メモを取ったあと、
とりっぱなしにしない習慣
についてです。
この習慣はメモを取り続ける事を
目的とした習慣ではなく、
日々の仕事やプライベートの
予定管理、タスク進行を
スムーズにするために、
メモを活用して計画立てや
計画修正をするための習慣です。
毎日の10分習慣でメモの精査とTODOリスト更新
※今からお伝えする10分は
必ず、始業前の朝などに
ひとりっきりでとりくんでください。
▼とりくむ工程▼
- 昨日メモしたページの次のページ（見開き左）を開く
- ノート上部の罫線外に日付を記入
- 昨日メモした中でTODO要素有としてマークしたメモを写す
- 写す時は文言の冒頭に「□」を書いて箇条書きで始める
- 他、今週中に完了したいTODOを書き加える
- 絶対に今日中に達成したいTODOの「□」を○で囲む
以上です。
これを毎日行ってください。
（5. については、
昨日の「TODOリストページ」
の方（2ペ－ジ前が同じ昨日の
日付でTODOリストになっているはず）
から☑がついていないものをひっぱて
くればよいだけ。）
その日の中で、□に☑をいれ
横棒線でTODOを消し込むので、
朝作成したこのページは、
夜には☑が付いて減っているはずです。
（いちおこれが工程7. になります。）
これで、メモが自分の未来の行動に
活かされ、実際にメモをもとに行動が
できたという達成感になって
メモをとる意義や活用している
効能を実感できます。
また、その日に起こったメモは、
朝作ったTODOの次のページの
見開き左側に蓄積されている
という状態でその日が終わります。
翌日もこの6つの工程を朝に10分感、
ひとりで集中すればよいだけです。
メモをもとに自分自身と
ミーティングをする習慣だと
思ってください。
その日の行動予測がたち、
仕事の優先順位付けもされ、
ストレスなく高い生産性を
実感しながら毎日をおくれます。
ここまでできるようになったら、
活用しない手はないので、
IT機能も合わせ技してみましょう。
●メモのデジタルデータ化とその活用例
ぼくが感じるに、
アナログメモは
網羅や整理に有用で、
デジタルメモは
リマインドや通知、
アテンションに有用かと。
どういうことかというと
具体例をあげると、
さきほどの10分習慣の
工程3. や5. の時に
でくわすことになると思いますが、
「TODOとまではいかないけど…」
「プライベートで非優先だしな…」
「アポイントは別管理したいな…」
となる分については
デジタル化した方が
自身の行動を管理しやすいものが
ふくまれていることが多いので
紹介します。
◆アポの予定
→これは、TODOメモももちろん
問題ないのですが、
今はGoogleカレンダーなどで
社内アプリとしてスケジューラー
をつかっているのがほとんどなので
そちらに登録していまう方が確実でしょう。
◆買い物リスト
→ネット通販も多くなってきてる
「ほしいものリスト」に登録して
おく方が、一覧比較しやすいですし、
ネット購入の手順としても
実際に買う買わないの判断をする
時に、時間軸さかのぼって
一気に判断できるので
こちらに記録しておきましょう。
品番とか型番とかもスマホで
写真をとっておくと、消耗品の
買い替えなどスムーズです。
◆ネット上でメモしておきたいと思った情報や画像
→その場でスクリーンショットで
保存した方が早いです。
今の端末は検索性も優れて
いるのであとでアクセスできなく
なるリスクは少ないでしょう。
◆会議でホワイトボードを使用した場合
→その場でノートに写しつつも
スマホで写真も取っておき、あとで
印刷してノート右ページの余白に
貼りつける様にすると
密度高く記録、記憶しておけます。
欠席者にメール添付で
議事録として共有するにも速いですし。
他にもデジタルのよさは、
優秀でかゆいところに
手が届く様なアプリも
増えているので
合わせ技でデジタル記録も
活用してみてください。
今回はあくまでもオマケ的な
ノウハウ紹介なので、
ノート一冊時系列メモの
取り組みをまずはものに
してみてください。
まとめ
★メモの記録先は「A6サイズのノート一冊」に一元管理
★メモはひたすら時系列に分類分けせず書いていく
★カタカナや英字や略語で画数減らして楽して書く
★ノートの見開き左にメモを書き、右は余白にしておく
★メモ内容でTODOとなるものは分かりやすく印など付ける
★毎朝10分のTODOリストページ作成で昨日のメモを即活かす
★慣れてきたらデジタルでメモ管理すべきことも決めておこう
以上、
メモが本当に大事だったなぁ。
メモで生産性が向上したなぁ。
メモのおかげでストレス軽減したなぁ。
メモのおかげで成長したなぁ。
メモのおかげで生きやすくなったなぁ。
と実感できるレベルになる様な
メモの技術と習慣の紹介でした。
いっけんシンプルでたいしたことを
していないのですが、
ここにくるまで回り道はたくさんしました。
ぼくが試行錯誤する中で、
型を学んだり、
アイデアのフックにできた書籍が
あります。メモだけにかぎらず、
ちょっとした工夫で人生ごと
向上するようなハックが
めじろ押しなので、何か自分に
小さな変化を与えてプチ成長
したいという方はぜひ手にとって
みてください。
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