半人前から一人前に。
仕事の種類も量もふえてきたころ。
悩まされるのがメールじゃないですか？
とにかく量が多くて
それだけで嫌になる日もあるのでは。
僕も毎日200件ちかく受信トレイに
メールが飛び交う日々がありました。
受信する度に反応していては
それで1日が終わるという地獄。
どうにかこれを解消できないか……
実は、
これだけでストレスや負荷から
解放されるという
意外とシンプルな策があるのに、
みな取り入れてないだけなんです。
今日からでも取り入れることを
おすすめしたいので
次のポイントだけおさえてみてください！
さらに新人の部下などにこのことを
教えておくだけで
その部下の仕事の質も
成長度もあがりますよ。
仕事メール業務の大原則
- メールアプリを開きっぱにしない。
- 返信業務時間を決めてその時だけアプリを開く。
- 「きちんと即対応する緊急指示」、「後で必ず返信するもの」は未読で太字のままの設定にする。
これを大原則とまずはしましょう。
まずは1. から極意を。
メールアプリを開きっぱにしない！
PCの画面上、最小化していても、
ポップアップを止めていても、
ついついカーソルを合わせて
開いてチェックしてしまう
というのが真面目なあなたには
癖となっていることでしょう。
いっそのこと画面上に
存在しない状態にしておきましょう。
緊急事態なら電話がくるか、
直接声をかけられるかしますし、
気づかなくても支障ないことが90%
だと覚えておいてほしいです。
あなたがそうであるように、ほかの人も
よし、手が空いたからメール返信しよう、
とか、
とりあえずの返事だけ、
全員返信しておこう、
というスタンスなので、
他人のタイミングであって、
あなたにとっての必要なタイミングで
飛んできているメールは一通もない
という事実を前提にしていれば
オッケーです。
そうすればメールアプリを
常に開けていなければいけない理由も
ないということです。
目の前のたった１つのタスクに
集中していてください。
そして、2. 3. についてです。
メール返信タイミングを決めておく
アプリを開くのは、
・出社後
・夕方前
・帰社直前
この3シーンと決めておきましょう。
それぞれの理由はこうです。
出社後・・・今日1日にやるべきタスク、取りかかる順番はあらかじめきめてあり(日々の業務スケジューリングについては別途ｴﾋﾟｿｰﾄﾞを設けてノウハウを紹介します)、
それに対してスケジュール変更が必要な事態が起こっていないか、もし、起こっていたら、修正を朝イチにしておくため。
これのみを目的とした
受信トレイのパトロールです！
このパトロールにおいて
ひととおりプレビュー画面で
内容は目視しますが、
・自分宛の話ではない
・知っておけば良いだけの共有メール
・自分への承知という返事系
は全てその場で
デリートボタンを押しましょう。
逆に、
・自分宛に返信を求めている
・アポの確定連絡
・今日の業務に関連する指示や添付物のあるメール
だけを未読のまま受信トレイに残してみます。
(※ここで僕は、プレビューしても開封しないと未読のままトレイの件名一覧で、件名は太字のまま、になっていることをデフォルトにしておきたく、メール設定画面で自動開封のチェックボックスからチェックをはずしています。)
そうすると
1/5くらいの量になっているはずです。
これらについてだけ精査後に
1時間くらいでさばきます。
この時
- 今日中に返信しなくてよいけど返事は必須のもの
- 明日以降、もう一度絶対にじっくり読むことになるだろうなという、難解な業務指示
だけを未読のまま残しておきます。
そしたらアプリを閉じてくださいね。
次に
夕方前・・・これは相手が帰社する前にもう一度コンタクトしないといけない案件を抽出するのが目的となるタイミングに最適だからです。
アプリを開くと朝よりも件数が
増えているかもしれませんが、
落ち着いて。
受信はというと
すぐ返信を求めていて、自分の今夜と明日に影響のあるものは対応し、他は朝と同じ判断で処理します。
また、朝に未読太字で残したメールで
その仕事が今はもう完了しているもの
があれば、既読にするかデリートして
ください。
ほんとにまた1/5くらいになりますから。
そして、大事なのは
送信済みトレイ。
こちらが昨日、今日と発信していて
レスがないものを
【リマインド】○○件名○○
と件名の頭に付け加え再送し、
そのメールを送信済みトレイ内で
未読の太字にしておくのです。
夕方前はこれだけで良いです。
あとは
確定アポはスケジューラの方にも
反映もれがないか気にして終了です。
はい、勇気をもってメールアプリを閉じましょう。
最後に
帰社直前・・・あしたもう一度見るものと、あしたに返信するものについては、返信作業としてスケジューラーにTODOとしてメモる為に開きます。
(もはやこの時刻、直ぐに返信ほしいメールは来ないです、緊急なら電話きてますから。相手もあなたが帰社していないか、がメール作成より先に頭をよぎるので電話を選択します。)
それらをスケジューラーに
予定メモを書きながら
これに該当しないものは
朝と同じ判断で処理(デリート)します。
つまり、返信作業はなく
スケジューリングと精査にあたります。
これが完了すると、
帰社直前の受信送信トレイには
- 明日の朝に返信するもの
- また絶対に読み返す難解な重要指示
- アポに関して未確定のままのやり取り
- 送信済みトレイてみ返信を待っているもの
のみが、
太字で残っているだけ
という状態になります。
ここまでの3シーンをみて
お分かりいただけたと思うのですが
デリートする
がメイン作業なのがメールチェックなのです。
これだけで、圧倒的に
負荷とストレスから解放されます。
もう一度おさらいすると、
まず大事なクセは、
メールアプリを開きっぱにしない
すぐ閉じよ！コレだけです。
なんなら、自分のスマホもカバンにしまいっぱなしにしておけば通知量がダブルで減り、
何かに追いたてられている感覚から解放されますよ。
これが受信における極意です。
そういう態度でメールを見るということです。
いっぽうで、
送信するとき、
・上手く文章がつくれない。
・時間がかかってしまう。
・文章が長くなってしまう。
など、こっちの悩みに対しても
極意があるので
別の記事で紹介します。
さあ、いい意味で
鈍感にメールに接し、
成すべき事の方にパワーをさき
そっちを成し得ましょう！
メールはあくまでも間接業務であり
メインの成果を生み出す業務ではないのだから。
★☆★☆
とはいえ、
メールでしっかりと伝えて、
相手をアクションさせないと
いけないシーンもあります。
その時のテクニックの
ベースとなるのは、
文章力以前の考え方です。
予習としてこちらを
読んでおくとメールだけでなく、
議論やプレゼン、資料、掲示物など
様々なシーンでの「伝わらない」が
解消されます。
